Politique de Confidentialité & Cookies

La présente politique informe les visiteurs du site, les familles, les équipes des séjours et les organismes clients sur les données personnelles traitées par ColoDeck, les raisons et le fondement de ces traitements, leurs durées de conservation, les mesures de sécurité appliquées et les droits de chacun.

ColoDeck est en construction. L'hébergement certifié pour les données de santé (HDS) n'est pas encore en place : tant qu'il ne l'est pas, aucune donnée de santé réelle n'entre dans ColoDeck, qui ne fonctionne que sur des données de démonstration. Cette politique décrit le fonctionnement prévu à l'ouverture et sera mise à jour à chaque étape.

1. Qui est responsable de vos données

Trois situations distinctes :

Site et demandes de contact

Responsable : l'éditeur de ColoDeck (voir les mentions légales).

ColoDeck décide seul de ce traitement.

Espace famille

Responsable : l'éditeur de ColoDeck, pour le compte du parent et le dossier permanent de ses enfants.

À l'inscription à un séjour, les informations transmises à l'organisme sont ensuite traitées sous sa responsabilité.

Données des séjours

Responsable : l'organisme organisateur du séjour.

Sous-traitant (art. 28 RGPD) : ColoDeck, qui traite ces données sur les seules instructions documentées de l'organisme.

Contact pour vos données : contact@colodeck.com.

2. Formulaire de contact du site

Lorsqu'un visiteur nous écrit depuis le formulaire de contact, les données suivantes sont traitées :

Prénom et nom
Adresse électronique
Profil (direction de séjour, siège, terrain, collectivité ou autre, avec sa précision)
Nom de l'organisme, s'il est indiqué
Le message

Finalité : répondre à la demande et, le cas échéant, mener les échanges préalables à un contrat.

Base légale : intérêt légitime de ColoDeck à répondre aux demandes qui lui sont adressées (art. 6.1.f RGPD).

Acheminement : le message est transmis par courriel à notre boîte de contact, par l'intermédiaire de notre prestataire d'envoi (Brevo). Il n'est pas enregistré dans l'application. Pour freiner les envois abusifs, l'adresse IP de l'expéditeur est gardée en mémoire une heure au plus.

Durée de conservation : 3 ans à compter du dernier contact émanant de la personne.

3. Espace famille

Le parent ouvre son compte à partir du lien d'inscription d'un séjour. Son compte et le dossier de ses enfants lui servent d'un séjour à l'autre.

Données du compte et des enfants :

Identité et coordonnées du titulaire (nom, prénom, courriel, téléphone, adresse), responsables légaux et contacts d'urgence, identité des enfants (nom, prénom, date de naissance, sexe), régime alimentaire, informations utiles au trousseau, inscriptions aux séjours.

Données de santé déposées par le parent :

Dans le dossier permanent de l'enfant : allergies, médecin traitant, antécédents, aisance aquatique, justificatif vaccinal. Pour un séjour donné : traitement en cours, ordonnance, conseils aux encadrants, certification des vaccinations.

Finalités : tenir le compte du parent, préparer les inscriptions, transmettre à l'organisme du séjour choisi les informations nécessaires à l'accueil de l'enfant.

Bases légales : exécution des conditions d'utilisation acceptées par le parent (art. 6.1.b RGPD) ; pour les données de santé, consentement explicite du parent (art. 9.2.a RGPD), qu'il peut retirer à tout moment en les supprimant du dossier, sans effet sur les informations déjà transmises à un organisme pour un séjour.

Destinataires : l'organisme du séjour auquel l'enfant est inscrit, une fois l'inscription confirmée. Au sein du séjour, les données de santé ne sont lues que par la direction et l'assistant sanitaire ; les animateurs ne reçoivent que la conduite à tenir en cas d'urgence et les aménagements utiles. Le siège et la coordination de l'organisme voient l'identité de l'enfant et du parent, jamais le dossier de santé.

Durée de conservation : tant que le compte est actif. Le compte et le dossier permanent sont supprimés à la demande du parent, ou après 3 ans sans connexion ni inscription. Les informations transmises pour un séjour suivent ensuite les durées fixées par l'organisme (section 5).

4. Données traitées pour le compte des organismes

Pour l'exploitation de leurs séjours, ColoDeck traite pour le compte des organismes clients :

Données relatives aux mineurs et aux familles :

Identité de l'enfant, date de naissance, groupe, coordonnées des responsables légaux, pointages d'arrivée et de départ, convoyage, affectation des chambres, incidents.

Données de santé :

Fiches sanitaires de liaison, allergies, projets d'accueil individualisé (PAI), ordonnances numérisées, vaccinations, registre des soins et déclarations d'accident. Elles ne sont accessibles qu'à l'équipe du séjour habilitée (direction et assistant sanitaire, adjoint en lecture), jamais au siège, à la coordination ni à ColoDeck.

Photos du blog :

Photos prises pendant le séjour, publiées après vérification de l'autorisation parentale de diffusion de l'image de chaque enfant, et visibles des seules familles inscrites au séjour.

Données relatives aux équipes d'encadrement :

État civil, diplômes et qualifications (BAFA, BAFD, équivalences, qualifications aquatiques, PSC1), contrats d'engagement éducatif, plannings, pauses quotidiennes et repos hebdomadaires.

Données administratives et financières :

Registre du personnel et des intervenants extérieurs, déclarations à l'administration, avances de frais médicaux et leur recouvrement auprès des familles.

Accès délégué du support ColoDeck :

Le support de ColoDeck n'accède aux fiches d'un séjour (jeunes, pointages, incidents) que si le siège de l'organisme lui ouvre un accès délégué : motivé, limité à un séjour ou à l'organisme, de sept jours au plus, révocable, en lecture seule et sans aucune donnée de santé. Chaque accès est inscrit au journal d'audit de l'organisme.

Données relatives aux agents de contrôle (accès temporaire d'un inspecteur) :

Lorsque l'organisme client ouvre un accès temporaire à un agent de l'administration lors d'un contrôle sur place, ColoDeck enregistre pour son compte le prénom, le nom et le service que l'agent déclare à son entrée, l'attestation de vérification de sa carte professionnelle par l'organisme, l'identifiant technique de l'appareil utilisé, l'heure d'ouverture, de consultation et de fin d'accès, ainsi que les exports effectués. Ces informations sont inscrites au journal d'audit de l'organisme client, à des fins de traçabilité et de preuve, et sont portées à la connaissance de l'agent à son arrivée. Elles sont accessibles à l'organisme et, pour les séjours de leur périmètre, à son siège et à sa coordination. Elles sont conservées avec le journal d'audit de l'organisme client. L'accès ne donne jamais accès aux données de santé ni aux données nominatives des mineurs. ColoDeck ne détient ni ne conserve les résultats des contrôles d'honorabilité, qui relèvent de l'administration et de l'organisme.

5. Durées de conservation

Pour les données des séjours, l'organisme, responsable du traitement, fixe les durées de conservation. ColoDeck applique par défaut les durées de référence ci-dessous. Deux mécanismes sont distincts :

Sauvegardes techniques (30 jours)

Copies chiffrées servant uniquement à la reprise après incident. Cycle glissant de 30 jours : une donnée supprimée disparaît des sauvegardes au plus tard à la fin du cycle.

Archive des séjours

À la clôture du séjour, seules les données qui doivent être conservées sont archivées, en accès restreint. Les autres sont supprimées.

Catégorie de données	Durée de conservation	Fondement
Fiches sanitaires et PAI d'un séjour sans incident	Durée du séjour, puis suppression dans les 3 mois	Minimisation et limitation de la conservation (art. 5.1.c et 5.1.e RGPD) : la fiche ne sert que pendant le séjour.
Registre des soins, accidents, incidents et pièces qui s'y rapportent	10 ans à compter de la majorité du mineur (jusqu'à ses 28 ans), ou de la consolidation du dommage si elle est postérieure	Articles 2226 et 2235 du Code civil : prescription de 10 ans de l'action en réparation d'un dommage corporel, suspendue pendant la minorité.
Registre de baignade	Jusqu'aux 28 ans du plus jeune mineur présent à la baignade (10 ans après sa majorité)	Aucune durée fixée par l'arrêté du 25 avril 2012. Le registre prouve la surveillance en cas d'action pour dommage corporel, ouverte au mineur jusqu'à 10 ans après sa majorité, même sans incident déclaré sur le moment (art. 2226 et 2235 du Code civil).
Registre du personnel, contrats d'engagement éducatif, pauses et repos	5 ans à compter de la fin du contrat	Articles R. 1221-26 et L. 3245-1 du Code du travail ; articles L. 432-1 et suivants du CASF.
Avances de frais médicaux et pièces comptables	10 ans	Article L. 123-22 du Code de commerce.
Photos du blog	Durée du séjour, puis 3 mois de consultation par les familles	Finalité du blog : donner des nouvelles du séjour.
Journal d'audit	Durée du registre auquel chaque inscription se rapporte	Preuve des accès et des écritures.
Compte famille et dossier permanent de l'enfant	Jusqu'à la suppression du compte, ou 3 ans sans activité	Section 3.
Demandes de contact (site)	3 ans à compter du dernier contact	Référentiel de la CNIL relatif à la gestion des activités commerciales.
Sauvegardes techniques	30 jours glissants	Reprise après incident.

6. Sécurité et cloisonnement

Hébergement des données de santé : elles seront hébergées en France par un hébergeur certifié HDS (article L. 1111-8 du Code de la santé publique). Tant que cet hébergement n'est pas en place, aucune donnée de santé réelle n'entre dans ColoDeck.
Chiffrement : les échanges sont chiffrés en transit (TLS) ; les pièces déposées (ordonnances, PAI, justificatifs) sont chiffrées au repos en AES-256.
Cloisonnement en base de données : chaque requête est filtrée par la base elle-même (PostgreSQL Row-Level Security) selon l'organisme, le séjour et le profil de l'utilisateur.
Accès par profil : chaque profil ne voit que ce que son rôle exige ; les données de santé restent à l'équipe du séjour habilitée.
Traçabilité : les écritures sensibles et les ouvertures de pièces médicales sont inscrites dans un journal d'audit que l'application ne peut ni modifier ni effacer.
Empreintes SHA-256 : les registres scellés portent une empreinte qui permet de détecter toute modification postérieure au scellement.

7. Sous-traitants et transferts

ColoDeck s'appuie sur les prestataires suivants, liés par un contrat conforme à l'article 28 du RGPD :

Prestataire	Prestation	Localisation
OVH SAS (OVHcloud), offre certifiée HDS	Serveurs, bases de données et stockage	France
Brevo	Envoi des courriels et SMS de service (réinitialisation du mot de passe, confirmation d'adresse, formulaire de contact)	Union européenne
Prestataire de paiement par carte (à l'ouverture de ce moyen)	Paiement des abonnements des organismes ; aucune donnée des séjours	Union européenne

Les services de météo, d'horaires de train et de veille juridique interrogés par ColoDeck (Météo-France, MET Norway, SNCF, Légifrance) ne reçoivent que des lieux, des dates ou des requêtes documentaires, jamais de donnée personnelle. Aucune donnée des séjours n'est transférée hors de l'Union européenne.

8. Cookies et traceurs

Aucun traceur publicitaire ni de mesure d'audience :

Le site et l'application ne déposent aucun cookie publicitaire, de reciblage ou de mesure d'audience. Aucune donnée n'est cédée à des tiers.

Traceurs strictement nécessaires, exemptés de consentement (article 82 de la loi Informatique et Libertés) :

L'application dépose un cookie de session (colodeck_session : httpOnly, sameSite=lax, secure), indispensable à l'authentification, supprimé à la déconnexion ou à son expiration. Elle garde aussi dans le navigateur des préférences d'affichage, comme le profil ou l'enfant affiché.

Ressources chargées depuis des serveurs tiers :

Les polices, la mise en forme, les bibliothèques et la carte de la page d'accueil, ainsi que celles de l'application, sont servies par nos propres serveurs : aucun serveur tiers n'est contacté pour les afficher.

Journaux techniques du serveur :

Comme tout serveur web, celui du site enregistre dans ses journaux l'adresse IP, la date, la page demandée et le navigateur de chaque visite. Ils servent à la sécurité et au bon fonctionnement du site (intérêt légitime, art. 6.1.f RGPD), sont effacés au bout de 14 jours et ne sont transmis à aucun tiers autre que l'hébergeur qui les conserve pour notre compte.

9. Vos droits et modalités d'exercice

Conformément au RGPD et à la loi Informatique et Libertés, toute personne dispose des droits suivants :

Droit d'accès (art. 15 RGPD) : obtenir la confirmation que des données la concernant sont traitées et en obtenir copie.
Droit de rectification (art. 16 RGPD) : faire corriger des données inexactes ou incomplètes.
Droit à l'effacement (art. 17 RGPD) : demander la suppression de données, sous réserve des durées de conservation imposées par la loi.
Droit à la limitation (art. 18 RGPD) : demander le gel temporaire de certaines données.
Droit à la portabilité (art. 20 RGPD) : récupérer, dans un format structuré, les données fournies sur la base d'un contrat ou d'un consentement.
Droit d'opposition (art. 21 RGPD) : s'opposer à un traitement fondé sur l'intérêt légitime, pour des raisons tenant à sa situation particulière.
Retrait du consentement (art. 7.3 RGPD) : à tout moment, sans remettre en cause les traitements déjà effectués.
Directives après le décès (art. 85 de la loi Informatique et Libertés) : définir le sort de ses données après son décès.

Exercice des droits :

Pour le site, les demandes de contact et l'espace famille : contact@colodeck.com. Nous répondons dans un délai d'un mois, qui peut être prolongé de deux mois pour une demande complexe ; une pièce d'identité peut être demandée en cas de doute raisonnable sur l'identité du demandeur.

Pour les données d'un séjour (enfant inscrit, membre de l'équipe), la demande s'adresse à l'organisme organisateur, responsable du traitement. ColoDeck l'aide à y répondre dans les délais.

Vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL), 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, ou sur www.cnil.fr.