Conditions Générales de Vente (CGV)

Article 1 : Champ d'application et nature des relations B2B

Les présentes Conditions Générales de Vente et de Service (ci-après les « CGV ») régissent l'ensemble des souscriptions aux abonnements, licences et prestations associées proposées par l'Éditeur de la plateforme ColoDeck SaaS aux personnes morales ou professionnels du secteur des Accueils Collectifs de Mineurs (associations loi 1901, collectivités territoriales, comités sociaux et économiques, sociétés organisatrices de séjours, ci-après le « Client »).

Toute commande ou souscription implique l'adhésion du Client aux présentes CGV ainsi qu'aux Conditions Générales d'Utilisation (CGU). Elles prévalent sur tout document émanant du Client, sauf accord dérogatoire exprès et écrit de l'Éditeur. Lorsque le Client est une personne publique qui contracte dans le cadre de la commande publique, les pièces du marché prévalent sur les présentes CGV.

Les présentes CGV ne s'adressent pas aux consommateurs. Les familles utilisent gratuitement l'espace famille, régi par les seules CGU.

Article 2 : Modèle tarifaire tout-en-un et forfaits de séjours

ColoDeck privilégie une tarification transparente, prévisible et tout-en-un, sans facturation à l'acte, au jeton ou au SMS. Les prix, exprimés hors taxes, et la durée de l'abonnement figurent au devis ou au bon de commande accepté par le Client :

Article 3 : Mise en service et absence de droit de rétractation

Le Service est mis à disposition du Client dès la validation de sa commande (ouverture de l'espace de l'organisme et paramétrage des accès).

Les contrats régis par les présentes CGV sont conclus entre professionnels ou avec des personnes morales agissant pour les besoins de leur activité : le droit de rétractation prévu par le Code de la consommation ne s'y applique pas. Si un Client relève néanmoins de l'article L. 221-3 du Code de la consommation (professionnel employant cinq salariés au plus, contrat conclu hors établissement et n'entrant pas dans le champ de son activité principale), il est informé avant sa commande des conditions, du délai et des modalités d'exercice de ce droit, et peut demander que l'exécution commence avant la fin du délai de rétractation.

Article 4 : Modalités de règlement et pénalités de retard

Les paiements s'effectuent en euros, par virement bancaire sur présentation de facture, par prélèvement SEPA sur mandat signé du Client ou, lorsque ce moyen sera ouvert, par carte bancaire auprès d'un prestataire de paiement certifié PCI-DSS. L'Éditeur ne conserve aucune donnée de carte bancaire.

Personnes publiques : les factures sont transmises par voie électronique (Chorus Pro). Le délai de paiement, les intérêts moratoires et l'indemnité forfaitaire de recouvrement sont ceux du Code de la commande publique (articles L. 2192-10 et suivants).

Autres Clients : les factures sont payables à 30 jours à compter de leur date d'émission. Conformément à l'article L. 441-10 du Code de commerce :

• Tout retard de paiement entraîne de plein droit et sans mise en demeure préalable l'application de pénalités de retard d'un montant égal à trois fois le taux d'intérêt légal en vigueur.
• Une indemnité forfaitaire de 40 euros pour frais de recouvrement est exigible dès le premier jour de retard. Lorsque les frais engagés dépassent ce montant, une indemnité complémentaire sur justificatifs pourra être réclamée.

Article 5 : Gestion des séjours, reports et souplesse opérationnelle

Conscient des aléas de remplissage propres aux ACM, ColoDeck permet à l'Organisme Client de réaffecter ou de reporter un séjour non ouvert vers une période ultérieure de la même saison annuelle (ex : report d'un séjour de printemps vers l'été), sous réserve d'en informer le support avant la date initiale d'ouverture opérationnelle.

L'abonnement est conclu pour la durée indiquée au bon de commande. La résiliation par le Client en cours de période, sans manquement de l'Éditeur, n'ouvre droit à aucun remboursement des sommes déjà échues.

Chaque partie peut résilier le contrat en cas de manquement grave de l'autre partie, non réparé trente jours après une mise en demeure adressée par lettre recommandée avec avis de réception. Lorsque la résiliation résulte d'un manquement de l'Éditeur, la part des sommes versées correspondant à la période restant à courir est remboursée au Client.

Article 6 : Obligations de l'Éditeur, sécurité HDS et limitation de responsabilité

L'Éditeur est tenu à une obligation de moyens dans la fourniture du Service. Il s'engage à faire héberger les données de santé par un hébergeur certifié HDS (article L. 1111-8 du Code de la santé publique) et à ce que les activités d'hébergement qu'il exerce lui-même, notamment l'administration et l'exploitation du système d'information, soient couvertes par une certification HDS, à assurer la maintenance de sécurité et le scellement cryptographique des registres prévu à l'article 5 des CGU. Aucune donnée de santé réelle n'est saisie dans le Service avant la mise en place de cet hébergement.

ColoDeck est un progiciel de gestion d'assistance à la conformité : il ne se substitue pas aux obligations légales et réglementaires déclaratives dont le Client demeure seul responsable auprès des services préfectoraux (SDJES).

Article 7 : Sous-traitance des données (DPA) et réversibilité

Conformément à l'article 28 du RGPD, l'Éditeur agit en qualité de sous-traitant pour le compte de l'Organisme Client (Responsable de traitement) pour les données de ses séjours. L'accord de sous-traitance des données (DPA) est annexé au contrat : il précise l'objet et la durée du traitement, sa nature et sa finalité, les catégories de données et de personnes concernées, les sous-traitants ultérieurs, les mesures de sécurité et l'assistance apportée au Client.

Accès temporaire d'un agent de contrôle : Lorsque le Client ouvre, lors d'un contrôle sur place, un accès temporaire en lecture seule à un agent de l'administration, il agit en tant que Responsable de traitement et décide seul de la communication des données. L'Éditeur n'agit que sur ses instructions et n'ouvre aucun droit d'accès propre. Le Client vérifie de visu la carte professionnelle ou l'ordre de mission de l'agent avant toute ouverture et en porte seul la responsabilité. L'accès, limité à deux heures et au dossier de contrôle du séjour concerné, est tracé au journal d'audit du Client. L'ouverture de cet accès est facultative : elle ne dispense pas le Client de présenter ses documents à l'agent par tout autre moyen. Les conditions détaillées figurent à l'article 7 des Conditions Générales d'Utilisation.

Garantie de réversibilité : En cas de cessation des relations contractuelles, le Client conserve la pleine propriété de ses données. Il peut télécharger l'ensemble de ses registres scellés, fiches sanitaires et archives sous format structuré et interopérable (CSV, JSON, PDF scellés) pendant un délai de 60 jours suivant la fin du contrat. À l'issue de ce délai, l'Éditeur supprime les données du Client, sauf obligation légale de conservation qui lui est propre ; les sauvegardes sont effacées au terme de leur cycle de 30 jours. Une attestation de suppression est remise au Client sur demande.

Article 8 : Force majeure

Aucune partie n'est responsable d'un manquement causé par un événement de force majeure au sens de l'article 1218 du Code civil. Les obligations concernées sont suspendues le temps de l'empêchement ; si celui-ci dure plus de soixante jours, chaque partie peut résilier le contrat sans indemnité.

Article 9 : Droit applicable et juridiction compétente

Les présentes CGV sont soumises au droit français. En cas de différend découlant de la conclusion, de l'exécution ou de la résiliation du contrat, les parties s'efforcent de trouver un règlement amiable. À défaut d'accord sous 30 jours :

• lorsque le Client a la qualité de commerçant, compétence exclusive est attribuée au tribunal de commerce, ou au tribunal des activités économiques qui en exerce la compétence, dans le ressort du siège social de l'Éditeur, y compris en cas de référé, d'appel en garantie ou de pluralité de défendeurs ;
• dans les autres cas (associations, comités sociaux et économiques, collectivités), le litige est porté devant la juridiction compétente selon les règles de droit commun ;
• un litige relatif à un marché public relève de la juridiction administrative compétente.